سازمان هاي پيشرو در جهان سازمان هاي دانش محورند، سازمان هايي كه مي توانند توليد دانش كرده، يا از مدارك و اسناد توليد شده به خوبي استفاده و مراقبت نمايند. ايجاد واحد مركز كنترل اسناد در شركت خدمات بازرگاني معادن و فلزات غيرآهني با حجم و سرعت توليد اسناد؛ امري اجتناب ناپذير بوده است. مدیریت دانش (Knowledge Management) همراه با سیستم هوش تجاری (Business Intelligence) در یک سازمان با ایجاد بستری قابل تحلیل در مورد نتایج و روند فعالیت های داخل سازمان به مدیران میانی و رده بالا، اطلاعاتی در مورد سازمان ارائه می دهد که عموماً در حالت عادی قابل تشخیص نیستند.
یکی از مهم ترین بخش های مدیریت دانش، واحد مرکز کنترل اسناد است. این بخش عهده دار تجمیع داده ها، اطلاعات، مدارک، اسناد و دانش درون سازمان در یک بخش است. این بخش همچنین مسئول توزیع آخرین نسخه از داده ها و اطلاعات بین افراد در یک سازمان؛ براساس سطوح تعریف شده آن ها است. این واحد، مسئولیت جمع آوری، دسته بندی، کدگذاری، اطمینان از وجود و نگهداری تمامی مستندات فنی مندرج در هر مرحله از فرآیند مصوب واحد، همچنین ایجاد و ارائه اطلاعات فنی از طریق نرم افزارهای موجود به واحدهای مرتبط (مهندسی خرید، طراحی و ساخت و بازرگانی) را، عهده دار می باشد. مهمترين وظائف اين واحد عبارتند از:
- تهيه، روزآمدسازي و توزيع كليه استانداردهاي مرجع
- تهيه و جمع‌آوري كليه مدارك و مستندات فني
- تهيه و جمع‌آوري كليه مدارك و مستندات مرتبط با شرايط حمل و نگهداري
- توسعه نحوه كدينگ مدارك و مستندات، نمونه‌هاي مبادله‌اي و قالب‌ها، طبقه‌بندي كالاها
- تهيه و جمع‌آوري شناسنامه‌هاي فني قطعات
- تهيه ليست مرجع مستندات براساس هر دسته از درخواست‌هاي واصله
- تهيه روكش‌هاي فني و پيگيري دريافت مدارك و مستندات
- ايجاد نظام كنترل و بايگاني سوابق كيفي
- نظارت فني بر مدارك و مستندات فني
- تهيه Comment Sheetها و صدور Transmittal
- ثبت، نگهداري، كنترل و پيگيري جهت جمع‌آوري مدارك و مستندات، و نظارت بر كيفيت و وجود آن‌ها